home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / indus / med1 / manual.sw3 < prev    next >
Text File  |  1990-07-27  |  54KB  |  1,330 lines
  1.  
  2.                            GENERAL LEDGER JOURNALS
  3.           
  4.                There are two basic types of reports you can produce
  5.           with this option:
  6.           
  7.                1. You can select a specific transaction code for  a
  8.           given period of time. This provides you with the  ability
  9.           to  view how many times a given procedure was  performed,
  10.           and how much money was earned.
  11.           
  12.                2. You can select all entries for a given period  of
  13.           time.  This is the Journal Format of this option and  can
  14.           be used to interface with Ledger System. When you request
  15.           this  option  you are provided with the added  option  to
  16.           include, or ignore, transactions that have been  reported
  17.           on before. If you chose to ignore transactions that  have
  18.           been reported on before you are requesting a Journal that
  19.           will show only new transactions. At the end of processing
  20.           of this request you are provided the option to set a flag
  21.           on  these  transactions to indicate that they  have  been
  22.           reported  on.  Use of this selection, and  flag  setting,
  23.           option allows you to create journals that show only those
  24.           transactions  newly  posted and never  recorded  in  your
  25.           Ledger  before.  By selecting the option to  include  all
  26.           transactions  you can produce a recap of  prior  journals
  27.           for any give time period.
  28.           
  29.                In  addition to producing you a Journal listing  the
  30.           MED#1  system also creates a transaction file for all  of
  31.           the  entries  reported upon by the  Journal.   This  file
  32.           named MEDGL.DBF that is used to create the fore mentioned
  33.           Journal  listing.  This  file can also be  passed  on  to
  34.           another  system  for  actual  posting  of  your   journal
  35.           entries.  (Note - Be careful how you use  this  extracted
  36.           information. Be sure to set flags for those postings that
  37.           are  passed  on to a Ledger system.   Otherwise  repeated
  38.           requests  for  extraction  of transactions  for  a  given
  39.           period  will give you just that - duplicate  extractions.
  40.           It is up to you to insure that no duplicates are   passed
  41.           on to any external accounting system.)
  42.           
  43.                There  are three sections to the  'Journal  Listing'
  44.           that is produced: 1) Charges, 2) Recap of Taxable  Sales,
  45.           and  3)  Receipts and Adjustments. When you  request  the
  46.           option to print a 'Journal Listing' you are provided  the
  47.           option to not print that section of the report related to
  48.           taxable sales.  If you do not have any taxable sales then
  49.           do not request this section of the listing.
  50.           
  51.                MEDshare  is  developing a  special  General  Ledger
  52.           system that will accept the Journal file created by  this
  53.           report.  All  registered users of MED#1 will be  notified
  54.           when this module is available.
  55.  
  56.  
  57.  Page 37
  58.  
  59.                           AGED ACCOUNTS  RECEIVABLE
  60.           
  61.           
  62.           Your   AGED  ACCOUNTS  RECEIVABLE  listing   provides   a
  63.           breakdown   of  the  current  status  of  your   Accounts
  64.           Receivables.   (NOTE:   You  should  always  run   (A)ged
  65.           accounts  before you run statements.) This report can  be
  66.           ran  at any time in either of two sequences:  by  ACCOUNT
  67.           number,  or by account last name. When you  request  this
  68.           report you are prompted to enter two dates: date #1 = the
  69.           date you last selected statements, date #2 = the  current
  70.           period ending date to be used. This date range provides:
  71.           
  72.                a) All transactions after the entered period  ending
  73.           date will be ignored and not considered in this report.
  74.                b)  All transactions prior to, and  including,  last
  75.           statement  date  are  used only  to  calculate  the  aged
  76.           balance of each account.
  77.                c)   All  transactions  between  these   dates   are
  78.           considered  as current postings form which  all  receipts
  79.           will be listed in detail. This receipts listing will  aid
  80.           you  in monitoring your accounts willingness to pay.  You
  81.           should  find this a valuable feature for  those  accounts
  82.           having a balance over 60 days old.
  83.           
  84.           The optional listing of zero and credit balance  accounts
  85.           will  allow you to control the size (number of  patients,
  86.           or accounts, listed) of your Aged Receivables report.  At
  87.           the  end of the report you are provided with two sets  of
  88.           totals: a) a set of totals for the patients, or accounts,
  89.           listed  on the report, and b) a set of totals  that  show
  90.           the  total  accounts  receivable currently  on  file.  We
  91.           recommend  that you run a complete report at the  end  of
  92.           the  year so that you have a listing of all accounts  you
  93.           have performed services for.
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114. Page 38
  115.  
  116.                                  STATEMENTS
  117.           
  118.                STATEMENTS can be printed at any time.  Transactions
  119.           posted after the current statement period ending date are
  120.           not  considered  for processing. You have the  option  of
  121.           using  either  custom  statement forms, or  they  can  be
  122.           printed  on standard 8 1/4" by 11" paper.  (Custom  forms
  123.           are  available  from  MEDshare.)
  124.           
  125.           You are  also  given  the following options:
  126.           
  127.           1.)  Printing statements for a given billing cycle.  Each
  128.           patient,  and  account,  can be assigned  to  a  specific
  129.           billing cycle (see screen #3 of patient maintenance). You
  130.           can then limit your statements to only those patients, or
  131.           accounts, for a specific billing cycle. One possible  use
  132.           is to give a specific billing cycle code to patients that
  133.           are assigned to insurance coverage. In this manner  these
  134.           patients   would   only  receive  statements   when   you
  135.           specifically request then. (Note: Billing cycle codes are
  136.           printed  on your Aged Receivables report  directly  below
  137.           the patient/account number.)
  138.           
  139.           2)  printing  statements  for a  limited  account  number
  140.           range.  If  you  only  need a  statement  for  a  single,
  141.           specific, account then enter that account number for both
  142.           the   starting,   and  ending,   account   number   range
  143.           parameters.  (NOTE:  Statements  are  always  printed  in
  144.           account sequence. Also remember that if this patient,  or
  145.           account,  is assigned a billing cycle code you must  also
  146.           enter  this  code  in  order  for  the  statement  to  be
  147.           printed.)
  148.           
  149.           2)  printing debit balance accounts. Within  this  option
  150.           you  can limit the printing of statements to  only  those
  151.           accounts  having  a debit balance above a  given  minimum
  152.           dollar value.  With this option you can save the cost  of
  153.           handling statements that will cost you more than you will
  154.           receive.
  155.           
  156.           3.) printing zero balance accounts.
  157.           
  158.           4.) and, printing credit balance accounts.
  159.           
  160.           (Note  - If you answer 'N' to all of these  options  then
  161.           the request to print statements will be canceled.)
  162.           
  163.           You  identify  the  transactions to be  printed  on  each
  164.           statement by identifying the last statement date and  the
  165.           current  period ending statement date.  All  transactions
  166.           prior to, and including, the last statement date will  be
  167.           considered as balance forward only and will not be listed
  168.           on the statement. Only those transactions afte